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| Efraín Navarro Consultoría |
¿Cuál es la importancia de los eventos en las organizaciones? La organización de eventos, además de proporcionar entretenimiento y presentaciones de productos o servicios, es una oportunidad para ofrecer y mostrar la imagen, de cara al público, que cada empresa ofrece.
La buena organización de eventos empresariales es una herramienta indispensable para la comunicación y el desarrollo de una marca. Es importante tener en cuenta que estructurar la metodología de trabajo y organizar las tareas en función del evento no resulta nada sencillo.
Por eso te compartimos Las 10 para organizar un evento corporativo y no morir en el intento.
1. Objetivos Claros
Determina el objetivo del porque se realizará el evento, si es por un lanzamiento o por la firma de un convenio de negocios o colaboración, hacia que publico o audiencia va dirigido es por eso que debes tener objetivos claros para su realización.
2. Examina y analiza tu presupuesto.
Un evento corporativo se compone de pequeños elementos que van sumando tanto a la calidad del acontecimiento como al presupuesto. Una de las ventajas de contar con lugar de eventos es que pueden actuar como asesores recomendando a otros profesionales especializados en el ámbito de la fotografía, el cátering, la iluminación, y todo lo que conlleva.
3. Definir el público objetivo
No todos los eventos son iguales o para el mismo tipo de asistencia, ejemplo: no es lo mismo una fiesta de corte campirano a una de tipo ejecutivo. Es por eso vital el estudio de tu asistencia con escrutinio.
4. Escoger bien la fecha
Escoger la fecha del evento es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta cuando se organiza un evento corporativo. Determinar la época del año más adecuada para lanzar el producto al mercado y considerar los periodos de más trabajo o de vacaciones de los invitados puede influir en el número de asistentes. Nunca elijas en fechas de celebración nacional, de preferencia feriados, si quieres hacer el lanzamiento de un articulo deportivo, no elijas el día cuando hay partido de gran importancia o en horario justamente cuando hay otro cerca o de mas relevancia que el tuyo, no es lo mismo la celebración del jefe que el lanzamiento de un producto. Y toma en cuento la temporada de lluvias y de frio para que tus invitados se sientan como en casa.
5.Escoger el espacio adecuado
Una buena ubicación que albergue todos los elementos necesarios marca la diferencia. Es importante seleccionar un espacio con fácil acceso, bien conectado y que permita aparcar con facilidad para aquellos invitados que no puedan llegar a pie. También hay que tener en cuenta la meteorología y la posibilidad de desplazar el cóctel o la cena al interior o al exterior indistintamente en función del clima.
Para un lanzamiento no elijas un lugar o salón con pilares que limiten la visión y audición de tus invitados hacia el pódium o centro del lugar para disfrutarlo y se lleven una buena impresión del artículo, servicio o paquete que estas promoviendo.
6. Solicitar permisos
Determinados aspectos como el volumen y horario de la música, los requisitos que deben cumplir los alimentos servidos o las normativas de seguridad deben ser tomados en cuenta seriamente. La mayoría de las veces los profesionales encargados de la finca, el cátering, etc. se responsabilizan de estas cuestiones, pero nunca está de más informarse previamente para evitar imprevistos.
7. Planificar con tiempo
Una planificación previa de todas las actividades que se llevarán a cabo, un horario detallado indicando las personas que deben intervenir en cada momento y la reserva de todos los servicios y elementos complementarios con suficiente tiempo asegura que el acontecimiento será exactamente como se desea.
Generalmente las reservas de la ubicación, la contratación del cátering y de algunos servicios son los primeros pasos para dar y deberían hacerse con un mínimo de dos meses de antelación para asegurar que la fecha escogida está libre y para dejar el tiempo suficiente para enviar las invitaciones.
8. Definir una estrategia de comunicación y difusión
En determinados casos, especialmente cuando se organiza un evento corporativo abierto al público, hay que pensar en una campaña de difusión que atraiga al tipo de cliente que hemos seleccionado. Ya sea a través de redes sociales, medios de comunicación o por email es imprescindible plantear la campaña con suficiente antelación para que resulte efectiva.
Si vas a utilizar medios audiovisuales es inminente que verifiques la sonorización del lugar que escuche perfectamente quien esta en primera fila, como hasta el último rincón del lugar, de igual manera si utilizas pantallas, no otorgues el lugar a tus invitados ni cerca de las bocinas, ni cerca de las pantallas, el mensaje audiovisual lo cambia todo, invierte en tecnología.
9. Contar con un equipo organizador.
Muchas veces, gestionar todos los detalles de un evento corporativo puede resultar difícil para una sola persona por lo que puede resultar interesante designar un equipo que se encargue de cubrir todos los aspectos necesarios. Puede ser un equipo configurado entre los miembros de la empresa o bien se puede confiar en un equipo externo de profesionales organizadores de eventos. Y por favor el evento si es para reconocer a un superior o director realiza algo enfocado a esas personas, si tu eres el superior recuerda los eventos, los productos y la calidad no debe satisfacerte, debe satisfacer al invitado o al cliente objetivo. Olvida de los aduladores. Sino contrataste un equipo para la realización no elijas un equipo de solo equipo administrativo, debe ser administrativo y obrero si es interno, si el evento es externo contrata a expertos, no es gasto es inversión.
10. Hacer un análisis post evento
El análisis post-evento continúa al conocer el feedback por parte del cliente o superior. Nos trasladará sus comentarios sobre la impresión general del evento, la restauración, la opinión de los asistentes con los que está en contacto... Para poder tener un conocimiento completo de lo que piensan sobre nuestro trabajo.
1. Objetivos Claros
Determina el objetivo del porque se realizará el evento, si es por un lanzamiento o por la firma de un convenio de negocios o colaboración, hacia que publico o audiencia va dirigido es por eso que debes tener objetivos claros para su realización.
2. Examina y analiza tu presupuesto.
Un evento corporativo se compone de pequeños elementos que van sumando tanto a la calidad del acontecimiento como al presupuesto. Una de las ventajas de contar con lugar de eventos es que pueden actuar como asesores recomendando a otros profesionales especializados en el ámbito de la fotografía, el cátering, la iluminación, y todo lo que conlleva.
3. Definir el público objetivo
No todos los eventos son iguales o para el mismo tipo de asistencia, ejemplo: no es lo mismo una fiesta de corte campirano a una de tipo ejecutivo. Es por eso vital el estudio de tu asistencia con escrutinio.
4. Escoger bien la fecha
Escoger la fecha del evento es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta cuando se organiza un evento corporativo. Determinar la época del año más adecuada para lanzar el producto al mercado y considerar los periodos de más trabajo o de vacaciones de los invitados puede influir en el número de asistentes. Nunca elijas en fechas de celebración nacional, de preferencia feriados, si quieres hacer el lanzamiento de un articulo deportivo, no elijas el día cuando hay partido de gran importancia o en horario justamente cuando hay otro cerca o de mas relevancia que el tuyo, no es lo mismo la celebración del jefe que el lanzamiento de un producto. Y toma en cuento la temporada de lluvias y de frio para que tus invitados se sientan como en casa.
5.Escoger el espacio adecuado
Una buena ubicación que albergue todos los elementos necesarios marca la diferencia. Es importante seleccionar un espacio con fácil acceso, bien conectado y que permita aparcar con facilidad para aquellos invitados que no puedan llegar a pie. También hay que tener en cuenta la meteorología y la posibilidad de desplazar el cóctel o la cena al interior o al exterior indistintamente en función del clima.
Para un lanzamiento no elijas un lugar o salón con pilares que limiten la visión y audición de tus invitados hacia el pódium o centro del lugar para disfrutarlo y se lleven una buena impresión del artículo, servicio o paquete que estas promoviendo.
6. Solicitar permisos
Determinados aspectos como el volumen y horario de la música, los requisitos que deben cumplir los alimentos servidos o las normativas de seguridad deben ser tomados en cuenta seriamente. La mayoría de las veces los profesionales encargados de la finca, el cátering, etc. se responsabilizan de estas cuestiones, pero nunca está de más informarse previamente para evitar imprevistos.
7. Planificar con tiempo
Una planificación previa de todas las actividades que se llevarán a cabo, un horario detallado indicando las personas que deben intervenir en cada momento y la reserva de todos los servicios y elementos complementarios con suficiente tiempo asegura que el acontecimiento será exactamente como se desea.
Generalmente las reservas de la ubicación, la contratación del cátering y de algunos servicios son los primeros pasos para dar y deberían hacerse con un mínimo de dos meses de antelación para asegurar que la fecha escogida está libre y para dejar el tiempo suficiente para enviar las invitaciones.
8. Definir una estrategia de comunicación y difusión
En determinados casos, especialmente cuando se organiza un evento corporativo abierto al público, hay que pensar en una campaña de difusión que atraiga al tipo de cliente que hemos seleccionado. Ya sea a través de redes sociales, medios de comunicación o por email es imprescindible plantear la campaña con suficiente antelación para que resulte efectiva.
Si vas a utilizar medios audiovisuales es inminente que verifiques la sonorización del lugar que escuche perfectamente quien esta en primera fila, como hasta el último rincón del lugar, de igual manera si utilizas pantallas, no otorgues el lugar a tus invitados ni cerca de las bocinas, ni cerca de las pantallas, el mensaje audiovisual lo cambia todo, invierte en tecnología.
9. Contar con un equipo organizador.
Muchas veces, gestionar todos los detalles de un evento corporativo puede resultar difícil para una sola persona por lo que puede resultar interesante designar un equipo que se encargue de cubrir todos los aspectos necesarios. Puede ser un equipo configurado entre los miembros de la empresa o bien se puede confiar en un equipo externo de profesionales organizadores de eventos. Y por favor el evento si es para reconocer a un superior o director realiza algo enfocado a esas personas, si tu eres el superior recuerda los eventos, los productos y la calidad no debe satisfacerte, debe satisfacer al invitado o al cliente objetivo. Olvida de los aduladores. Sino contrataste un equipo para la realización no elijas un equipo de solo equipo administrativo, debe ser administrativo y obrero si es interno, si el evento es externo contrata a expertos, no es gasto es inversión.
10. Hacer un análisis post evento
El análisis post-evento continúa al conocer el feedback por parte del cliente o superior. Nos trasladará sus comentarios sobre la impresión general del evento, la restauración, la opinión de los asistentes con los que está en contacto... Para poder tener un conocimiento completo de lo que piensan sobre nuestro trabajo.
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| Ing. José Efraín Navarro Sepúlveda |
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